INTRODUCCION
Propósito: el documento Visión tiene como propósitos
comunicar de manera concisa las grandes ideas acerca de por qué se propuso el
proyecto, cuáles son los problemas, quiénes son las personas involucradas, qué
necesitan, y cuál podría ser la apariencia de la solución propuesta.
Alcance: el alcance del
proyecto abarcaría la Gerencia de Finanzas y Abastecimiento, nos centraremos específicamente
en la División Supervisora de Cuentas a Pagar y Liquidación de Sueldos, y la Sección
Cuentas a Pagar. / El alcance se limita a los proveedores, dueños de contrato/
usuarios, y Cuentas a Pagar.
ORIENTACION
El problema/oportunidad: no está centralizada ni informatizada la documentación
respaldatoria de los contratos, Cuentas a Pagar tiene varios canales de recepción
de doc., no hay seguimiento por parte del proveedor de sus facturas, difícil acceso
a documentación respaldatoria existentes no existe sistema de consulta online
de contratos.
Afecta a: Cuentas a Pagar, Usuarios, Legales (juicio), Impuestos,
Proveedor, Tesorería.
Una adecuada solución sería: un sistema integrado para la recepción de facturas y
doc. respaldatoria de los proveedores, y aprobación de pago de facturas.
El impacto /
beneficio sería: una documentación informatizada y centralizada; que el proveedor tenga
seguimiento del estado de sus facturas; documentación respaldatoria registrada en el
sistema para responder a posibles conflictos futuros legales (Minera Alumbrera
responsable solidario de todos los contratos).
PERSONAL INVOLUCRADO [STAKEHOLDERS]
No usuarios:
- María del Milagro García: supervisora de cuentas a pagar y liquidación de sueldos. Sus responsabilidades son la liquidación y el pago de salarios al personal de la empresa.
Usuarios:
- Dueño del contrato: verificar la documentación respaldatoria para aprobar que cumple con las condiciones para aprobar el pago de factura.
- Cuentas a Pagar: dada la aprobación de Dueño del Contrato en el sistema, pasa a contabilizar la factura.
- Proveedor: carga en el sistema la factura y la documentación respaldatoria, además de tener un seguimiento del estado de su factura.
VISION GENERAL DEL PRODUCTO
Agilizar la comunicación entre el Usuario/Dueño de contrato, Proveedor, y Cuentas a Pagar.Mantener un registro de las facturas y de la documentación correspondiente de cada proveedor.
El proveedor ingresa a la
plataforma virtual mediante el usuario y contraseña que le provee el Usuario, además
de su número de orden de servicio (#PO). Donde deberá subir la documentación respaldatoria
y su/s factura/s con sus fechas correspondientes.
El Dueño del Contrato aprueba
o no que la/s factura/s cumplan con las condiciones para ser aprobadas al pago,
donde controla la documentación respaldatoria. En caso de no ser aprobada, el
Dueño de Contrato notificará al proveedor cuales documentos deberá volver a
presentar/corregir. Una vez aprobada, la plataforma notificara al proveedor que
la factura y documentación fueron aprobadas. Cuentas a Pagar recibe la factura
aprobada, donde posteriormente realiza el pago de ella.
Durante todo el proceso de validación de facturación
para su posterior pago, el proveedor tiene la posibilidad de seguir
paralelamente el estado de su/s factura/s mediante una pestaña que le brinda el
sistema.
RESUMEN DE LAS CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACION
El Usuario / Dueño de Contrato verifica la documentación respaldatoria de cada proveedor, para luego aprobar que está en condiciones de realizar el pago, que lo realiza Cuentas a Pagar.
El Usuario proporciona un usuario y contraseña a cada proveedor, para que ellos ingresen a la plataforma, además de ingresar su numero de orden de servicio (#PO).
El proveedor tiene la posibilidad de tener un seguimiento virtual y online del estado de su/s factura/s.
Mantener un registro de los documentos respaldatorios de cada factura de los proveedores.